Présentation de l’application HDJBOX pour huissiers de justice
En moins d’une heure, nous vous proposons de prendre en main HDJBOX avec le parcours de formation suivant :
- Réussir son changement
- Comment prendre en main HDJBOX ? (30s)
- Avant de commencer : Email et Wifi (5min)
- Mes premiers pas avec l’application (20min)
- Vidéos de formation – Tout type de constat (5min)
- Finalisation du constat sous Word
- Vidéos de formation – Constats libres (1min30)
- Vidéos de formation – Etats des lieux (7min)
- Le Constat Internet
- L’Espace Client (5min)
Formation à distance : cliquez ici
1/10 – Réussir son changement
Remplacer son dictaphone ou son bloc note et son appareil photo par une application mobile est un changement important.
Comme tout changement, il est important d’être conscient qu’une phase d’apprentissage entraine une perte temporaire de productivité.
HDJBOX a été développée pour répondre au mieux aux exigences et habitudes des Huissiers de Justice.
Nous vous conseillons de suivre ce tutoriel et de le consulter régulièrement au début afin de tirer profit de l’ensemble des fonctionnalités.
Nous vous invitons aussi à visualiser les différentes vidéos à votre disposition.
3/10 – Avant de commencer !
Connexion Internet
L’application fonctionne sans connexion Internet. Seules 3 fonctionnalités nécessitent à l’iPad d’être connecté :
- Reconnaissance vocale avec SIRI
- Géolocalisation (vue satellite)
- Envoie d’emails et synchronisation avec l’espace client
Si vous ne disposez pas encore d’un iPad, nous vous conseillons d’en acquérir un avec l’option Cellular (permet d’insérer une puce téléphonique comme dans un smartphone).
Vous pouvez toutefois utiliser le partage de connexion avec un smartphone si votre iPad ne dispose pas de cette option.
Lors de la première utilisation, l’iPad doit obligatoirement être connecté à Internet.
> Guide explicatif pour configurer le WIFI
Configurer un compte Email
Afin de pouvoir envoyer les constats par email depuis HDJBOX, vous avez besoin de configurer votre compte de messagerie.
Nous vous conseillons de créer une boîte email sur Gmail dédiée pour l’application. Cela vous permettra d’envoyer les constats à vos clients si nécessaire, sans que l’ensemble des emails de votre étude soient présents sur la tablette (en cas de perte ou de vol).
4/10 – Mes premiers pas avec l’application
Ce didacticiel vous présente l’ensemble des fonctionnalités de l’application. Nous vous conseillons de le parcourir régulièrement lors de votre phase d’apprentissage.
> Télécharger le guide « Premiers Pas » (PDF)
Ces vidéos vous expliquent comment réaliser chaque type de constat :
> Formation le constat libre (5min)
5/10 – Vidéos de formation – Tout type de constat
Clients et biens
Chaque constat effectué avec l’application est rattaché à un bien (ou site), et chaque bien appartient à un client.
Cette vidéo vous explique comment créer le client, le bien et démarrer un nouveau constat.
Le type de bien est obligatoire, mais n’est utilisé que pour les états des lieux. Pour les autres types de constat, vous pouvez spécifié tout type de bien.
> Démarrer la video de formation (1min20)
Tarification d’un acte
L’application permet de définir les différents paramètres pour calculer le montants des actes, lorsque leurs tarifs sont réglementés.
Cette vidéo vous expliquera comment saisir ces informations pour indiquer le montant de l’acte à votre client sur place.
> Démarrer la video de formation (44s)
Constat avec plusieurs requérants
Un constat est rattaché à un seul bien et donc à un seul client. Il peut arriver qu’il y ait plusieurs requérants pour un état des lieux ou tout autre type de constat.
Cette vidéo vous permet de visualiser rapidement comment configurer le constat pour ce cas précis.
> Démarrer la video de formation (44s)
Annotations sur les photos
Un schéma est souvent plus explicite qu’un long discours, l’application vous permet d’annoter vos photos.
Cette vidéo décrit comment mettre en évidence des parties de la photo à l’aide de cercles et de rectangles.
> Démarrer la video de formation (1min20)
6/10 – Vidéos de formation – Constats libres
Modèles de textes
HDJBOX vous permet maintenant de disposer de vos propres modèles de textes.
Que ce soit un constat SMS, un constat de destruction ou d’abandon de logement, il arrive souvent que le contenu du constat soit identique, à quelques mots près.
Lors de la rédaction du constat sur l’application, vous pouvez sélectionner un modèle, le texte est automatiquement intégré au constat et il ne vous reste plus qu’à saisir les informations manquantes.
7/10 – Finalisation du constat sous Word
Si nécessaire, vous pouvez finaliser le constat sur votre ordinateur avec le logiciel Word.
Pour cela, assurez-vous que la dernière version du document a bien été synchronisée avec le serveur (A propos > Forcer la synchronisation).
Téléchargez ensuite le document Word depuis l’espace client (Liste des constats).
Constats non normés
Une fois le document téléchargé sur votre ordinateur, vous pouvez travailler directement dessus.
Constats normés
L’outil de conversion ne permet pas pour le moment d’intégrer le cadre sur le constat.
Vous pouvez télécharger le modèle de constats normé (cliquez-ici) et conservez le sur votre ordinateur.
Lorsque vous téléchargez votre constat au format Word, il vous suffit de faire un copier / coller des 2 parties (gauche et droite).
Attention
Le fichier Word sur lequel vous travaillez n’est pas conservé dans HDJBOX. Vous devez en assurez la conservation sur votre poste de travail ou en l’intégrant dans votre logiciel d’Huissier.
9/10 – Le Constat Internet
Guide utilisateur du CONSTAT INTERNET
Ce document vous guidera pas à pas lors de vos constats Internet :
9/10 – Espace Client / back-office
L’espace client permet de :
- Gérer les clients et les biens
- Télécharger les constats
- Gérer les termes des dictionnaires
2/10 – Comment prendre en main HDJBOX ?
Voici les conseils à respecter afin d’être le plus performant :
– Suivre le déroulé du constat proposé par l’application
– Utiliser toutes les fonctionnalités à votre disposition pour limiter le volume de texte saisi (photos annotées, reconnaissance vocale, etc)
– Relire les descriptions au fur et à mesure
Constats libres et affichage
Nous vous conseillons de débuter avec des constats libres ou des constats d’affichage. Cela vous permettra de découvrir l’application pour ensuite réaliser les états des lieux.
Etats des lieux
Pour les états des lieux, plusieurs méthodes d’apprentissage sont possibles :
– Pré-saisie à l’étude de l’état des lieux (avec l’état des lieux précédent disponible sur papier)
– Réalisation de 3 ou 4 états des lieux fictifs (maison, étude, amis, etc)
– Réalisation sur place avec l’ancienne méthode, puis saisie des informations à l’étude dans l’application
Sélectionnez des logements de petite taille en état d’usage normal au début.
Espace Client
L’espace client vous permet de gérer les clients, biens et les dictionnaires de termes. Nous vous conseillons de découvrir cela une fois que vous aurez réalisé vos premiers constats.